Eine digitale Personalakte kann die Arbeit im HR-Bereich für viele erleichtern und beschleunigen. Dennoch haben viele Unternehmen – vor allem im Betriebsrat – noch Bedenken und zweifeln an der Sicherheit oder den Kosten des Vorhabens. Wie kann man diesen Bedenken entgegenkommen und von einer digitalen Lösung überzeugen?
So gewinnen HR-Manager den Betriebsrat für eine digitale Personalakte
Personalmanager können sich in Zukunft nur dann angemessen auf ihre Kernaufgabe, die Arbeit mit Menschen, konzentrieren, wenn sie von täglichen administrativen Aufgaben entlastet werden. Eine digitale Personalaktenlösung automatisiert Routineprozesse und setzt so wertvolle Zeit für die HR-Abteilung frei. Dennoch zögern immer noch viele Unternehmen, eine Personalmanagementsoftware einzuführen – teils aus datenschutzrechtlichen Bedenken, teils, weil die HR-Abteilung bei Überlegungen zur Prozessoptimierung stiefmütterlich behandelt wird, teils aus Angst vor dem Aufwand.
Häufig stellt sich der Betriebsrat die folgenden berechtigten Fragen:
- Ist in einer digitalen Akte der Schutz der sensiblen Mitarbeiterdaten gewährleistet?
- Wie wird das Risiko minimiert, dass Personaldaten in falsche Hände gelangen?
- Wie lässt sich eine mögliche Verhaltens- und Leistungskontrolle durch die Software ausschließen?
Um Vorbehalte auszuräumen und den Betriebsrat vom Nutzen einer digitalen HR-Lösung zu überzeugen, gibt Gunther Ebert, Produktmanager bei der der forcont business technology gmbh, Personalmanagern die folgenden drei wertvollen Tipps an die Hand.
Tipp 1: Binden Sie den Betriebsrat frühzeitig ein!
Etwaige Vorbehalte lassen sich am besten ausräumen, wenn Entscheider alle Gruppen im Unternehmen, die von einer Neuerung betroffen sind, von Anfang an in das Projekt einbinden. Bei einer digitalen Personalakte sind das zum einen die HR-Mitarbeiter als diejenigen, die das Tool später nutzen werden – zum anderen aber auch die gesamte Belegschaft, die ihre personenbezogenen Daten sicher aufgehoben wissen will. Daher sollten Manager den Betriebsrat bereits bei der Auswahl des Softwareanbieters einbeziehen: Es empfiehlt sich, dass Mitarbeitervertreter an den Angebotspräsentationen der Dienstleister teilnehmen und ihre Fragen stellen dürfen. Bei der Entscheidung gilt es, die Meinung des Betriebsrats zu berücksichtigen und einen Anbieter auszuwählen, von dem auch der Betriebsrat überzeugt ist.
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