Tipp 2: Zeigen Sie, wie das Handling der Daten in der Praxis funktioniert!
Sobald sich das Unternehmen für einen Anbieter entschieden hat, ist es ratsam, dass dieser dem Betriebsrat demonstriert, wie das Handling der Mitarbeiterdaten in der Praxis aussehen wird. Der Anbieter sollte zeigen, wie die digitale Personalakte aufgebaut ist und wie HR-Sachbearbeiter typische Vorgänge mit dem Tool bearbeiten, beispielsweise das Erstellen und Verwalten eines Arbeitsvertrags. Dabei ist zu betonen, dass eine Leistungskontrolle der Personalsachbearbeiter durch die Software nicht möglich ist. Zugriffe und Änderungen an Dokumenten werden zwar automatisch protokolliert, doch lässt sich daraus nicht etwa ableiten, welcher Mitarbeiter in welchem Zeitraum wie viele Dokumente bearbeitet hat. Eine Personalaktenlösung bietet keine Funktion, um die Protokoll-Listen zu filtern oder anderweitig auszuwerten – die Protokolle dienen lediglich der Revisionssicherheit.
Darüber hinaus gilt es genau zu erklären, wie die Softwarelösung den Datenschutz gewährleistet: Wie stellt das Rollen- und Rechtesystem sicher, dass nur befugte Benutzer Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten? Wie lassen sich Freigabeprozesse, wenn beispielsweise HR-Führungskräfte Prämienauszahlungen genehmigen müssen, digital ausführen – was das aus Datenschutzperspektive riskante Zirkulieren von Papierakten im Unternehmen überflüssig macht? Wie hilft das System dabei, Dokumente mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist zu löschen? Seit Inkrafttreten der EU-DSGVO gelten noch strengere Vorschriften für alle, die personenbezogene Daten verarbeiten und speichern. Wenn Unternehmen ihren Betriebsrat vom Nutzen einer digitalen HR-Lösung überzeugen wollen, sollten sie transparent machen, dass die Software dabei hilft, die gesetzlichen Regelungen korrekt umzusetzen.
Weitere rechtliche Aspekte erläutert Dr. Nina Springer, Partnerin bei der Münchner Wirtschaftskanzlei Eversheds Sutherland, in einem Beitrag hier: https://www.forcont.de/blog/8919/digitalisierung-von-personalakten-achtung-betriebsrat-an-bord.
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